Para quem atua no setor de compras das empresas ou mesmo para quem não é da área, avaliar a contratação de serviços de comunicação pode ser algo bastante complexo. Afinal de contas, estamos falando de um segmento que constrói o posicionamento e as relações das marcas com seus públicos, atuação que se desenvolve em diferentes frentes, como marketing e publicidade; comunicação interna; relações públicas etc.
A área é essencialmente estratégica. Entretanto, é pouco viável que uma empresa consiga absorver internamente todo esse trabalho, que é amplo e requer especialização. Contratar serviços de comunicação torna-se a melhor escolha, especialmente no caso de demandas pontuais ou muito complexas. A questão é como fazer a melhor escolha entre tantos fornecedores possíveis?
Preço x qualidade
Um critério que, incialmente, deve ser colocado de lado é o preço. Não que o custo seja um fator irrelevante – pelo contrário, ele é fundamental, mas deve ser analisado considerando outros fatores em conjunto. A melhor recomendação, em relação ao valor, é tê-lo como condição secundária para a escolha.
Primeiro, identifique fornecedores que reúnem as características necessárias para oferecer um serviço de comunicação qualificado e personalizado. Ter uma margem de flexibilização do orçamento pode ajudar a encaixar o fornecedor mais alinhado ao perfil da empresa dentro de uma faixa de preço viável tanto para o prestador do serviço quanto para a organização. E, claro, sempre há espaço para negociação!
O grande problema está em contratar fornecedores pelo menor preço. Lembre-se de que a comunicação tem um papel estratégico e, dependendo de como esse serviço será desenvolvido, a empresa pode ter mais problema do que resultados ou, ainda, fazer um investimento que não gere o retorno esperado. É muito diferente de comparar um mesmo produto entre diferentes vendedores.
Por isso, contratar serviços de comunicação pode ser um processo complexo para quem não conhece a área. Se esse é o seu caso, fique tranquilo, desenvolvemos este artigo para trazer algumas dicas que podem facilitar a sua tomada de decisão!
Serviços de comunicação: o que avaliar?
A principal dúvida na hora de contratar serviços de comunicação está em identificar a melhor solução; análise que leva em consideração uma série de fatores. A seguir, elencamos esses pontos, considerando as etapas essenciais para uma boa escolha.
- Entenda os objetivos do serviço e os resultados esperados
- Localize fornecedores alinhados às suas necessidades e valores
- Conheça mais sobre os fornecedores
- Solicite e avalie orçamentos
- Negocie
1. Entenda os objetivos do serviço e os resultados esperados
Quanto mais informado você estiver sobre o serviço que precisa contratar, melhor será sua capacidade de avaliar as soluções possíveis e de negociar condições com fornecedores selecionados. A grande pergunta, neste ponto, é por quê? Por que a empresa de um determinado serviço de comunicação e quais resultados ela pretende alcançar com isso? Esse questionamento é o primeiro passo para delimitar as necessidades do negócio.
A empresa pode estar com dificuldade em viabilizar as vendas de uma determinada categoria de produtos, por exemplo. Nesse caso, uma agência pode identificar os melhores argumentos comerciais para estimular as vendas e desenvolver conteúdos (materiais de comunicação) específicos para os vendedores, criando condições para que sejam bem-sucedidos nessa tarefa.
Você não precisa ter um conhecimento aprofundado sobre como esse serviço será executado na prática. Mas é fundamental ter em mente o problema a ser resolvido e os resultados que espera alcançar com a contração do serviço de comunicação. Caso sinta necessidade de se aprofundar um pouco mais nesse ponto, vale a pena discutir a questão internamente e buscar mais esclarecimentos junto à equipe interna de comunicação ou com o responsável pela área que está demandando o serviço.
Ainda nesta primeira etapa, tente delimitar soluções, prazos e orçamento possíveis para alguma previsibilidade. Essas definições não devem ser rígidas. Mantenha-se aberto ao que fornecedores qualificados podem apresentar como proposta, pois o prestador de serviço com expertise na área vai saber indicar alternativas viáveis, compatíveis com as suas necessidades e com maior potencial de retorno.
2. Localize fornecedores alinhados às suas necessidades e valores
Sabendo quais são as necessidades da empresa, é hora de fazer um levantamento dos fornecedores que conseguem atender às suas demandas. Como já foi descrito, a comunicação é uma área abrangente, sendo assim, há prestadores de serviço especializados em determinadas atividades.
Agências de conteúdo, por exemplo, podem desenvolver diferentes materiais personalizados de acordo com os objetivos a serem alcançados, independentemente da área (marketing, comunicação interna, editorial etc.) e do formato (digital, impresso ou audiovisual).
Além de identificar o tipo de fornecedor capaz de prestar o serviço, procure identificar se há um alinhamento de propósitos e valores. Isso pressupõe avaliar questões de compliance, inclusive, como a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo. Trabalhar com fornecedores éticos e que tenham compromisso com a integridade em suas relações pode eliminar muitos riscos para o seu negócio.
3. Conheça mais sobre os fornecedores
Localizados os possíveis parceiros, busque mais detalhes sobre sua trajetória. Neste ponto, é interessante observar alguns aspectos, entre eles:
- verifique se o fornecedor faz parte de entidades setoriais, demonstrando que está integrado às melhores práticas de mercado;
- avalie a credibilidade do prestador de serviço, identificando quanto tempo de atuação a empresa tem, quais clientes já atendeu (atende) e buscando referências;
- confira trabalhos já desenvolvidos pelo fornecedor;
- saiba qual é a especialidade da agência de comunicação.
4. Solicite e avalie orçamentos
Neste ponto, você já deve estar com um número limitado de fornecedores que se encaixam nos critérios apresentados anteriormente. Agora, é hora de considerar suas propostas. Apresente a sua demanda e solicite um orçamento. É esperado que a agência consiga entregar uma solução personalizada, que atenda especificamente às suas demandas. Esteja aberto para considerar a opção trazida pelo fornecedor e, se for o caso, discuta a proposta internamente, contando com o respaldo da área demandante. Selecione a melhor proposta pela percepção de valor e potencial de geração de resultados. Então, considere custos, prazos e outros detalhes importantes para o serviço.
5. Negocie
Ao final de todo esse processo, é possível que você esteja com a melhor proposta de serviço dentro do escopo delimitado. O orçamento está compatível? E as condições de prestação do serviço? Essas são as perguntas que podem ensejar uma negociação adicional, buscando o melhor ajuste de expectativas entre os dois lados. Certamente, o fornecedor estará disposto a debater a proposta e revê-la se for o caso. A disposição para fazer essas adequações por parte das duas empresas (contratante e prestador de serviços) demonstra que a parceria pode ser bem-sucedida.
O investimento em serviços de comunicação requer análises aprofundadas e um bom alinhamento com o fornecedor. Feito isso, as chances de sucesso aumentam.
Quer se aprofundar um pouco? Então, saiba como avaliar preço, agilidade e qualidade nos serviços de comunicação.