Todos esses princípios devem ser observados na política de dados da sua empresa. Mas lembre-se de que não basta apenas estabelecer processos, é fundamental ter um plano de comunicação que contemple todos esses pontos e que seja capaz de orientar os diferentes públicos com os quais a organização interage.
Público interno – colaboradores, terceirizados e parceiros
A comunicação com os colaboradores é fundamental por duas razões importantes. A primeira é que a empresa detém dados pessoais de cada funcionário, portanto, deve prestar esclarecimentos necessários sobre o uso dessas informações. Além disso, os colaboradores serão responsáveis por realizar todos os procedimentos internos de transparência, tratamento e segurança dos dados dos clientes.
Dessa forma, a comunicação com o público interno abrange dois objetivos: informar sobre o uso dos dados pessoais de cada colaborador e alinhar processos relativos ao tratamento de dados pela empresa como um todo.
Para se comunicar com o público interno, dissemine o conteúdo em:
- Treinamentos
- Manuais e políticas de conduta
- Intranet
- Murais
- Outros materiais informativos
Público externo – clientes
O foco da LGPD são as pessoas físicas. Se a sua empresa tem esse grupo como principais clientes, é fundamental transmitir a política de dados de forma clara, didática e de fácil acesso. Use uma linguagem simples e objetiva para esclarecer quais dados são armazenados, por que, de que maneira eles são manipulados, quais são as medidas adotadas para proteger essas informações e como seus clientes podem ter acesso aos dados pessoais quando precisarem. Esses são as respostas principais que devem apresentadas na comunicação com o público externo.
Se seus clientes são pessoas jurídicas, será necessário avaliar se, em algum momento, sua empresa obtém ou utiliza dados de terceiros (pessoas físicas). Nesse caso, é fundamental alinhar as políticas para que haja uniformidade no tratamento das informações.
Para se comunicar com o público externo, dissemine o conteúdo por meio de:
- E-mail marketing
- Comunicados públicos
- Site corporativo
- Redes sociais
- PDFs interativos
- E-books
- Publicidade informativa (publieditorial)